MySMIS 2021+ — Ghid Pas cu Pas

MySMIS 2021+ — Checklist de lucru

Listă cu itemii nebifați — imprimat pe

Modulul 1 — Introducere: context, actori, roluri

1.1 Ce este MySMIS 2021+

Cadrul instituțional și tehnic

▾

MySMIS 2021+ este sistemul informatic unitar pentru gestiunea fondurilor europene în România, perioada 2021–2027. Este dezvoltat de Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS) sub coordonarea Ministerului Investițiilor și Proiectelor Europene (MIPE) și asigură interoperabilitatea cu sistemul Comisiei Europene SFC 2021, conform art. 69 din Regulamentul (UE) 2021/1060.

Portal oficial

mysmis2021.gov.ro

Depunere, contractare, implementare, achiziții, comunicare AM.

Cod proiect

SMIS2021/XXXX

Alocat automat la crearea proiectului — nu poate fi schimbat.

Conectare UE

SFC 2021

Toate datele financiare sunt centralizate la Comisia Europeană.

De reținut

MySMIS 2021+ acoperă întregul ciclu de viață al proiectului: de la depunere (Front Office) → contractare → implementare (CR / RP) → achiziții → raportare.

1.2 Actori și roluri

Cine face ce în ecosistemul MySMIS

▾

Actor	Rol
MIPE	Coordonator general al fondurilor europene în România.
STS	Dezvoltator și operator tehnic al platformei MySMIS 2021+.
AM (Autoritate de Management)	Aprobă CF, semnează contractul, verifică CR/RP, aplică corecții.
Beneficiar	Instituția care implementează proiectul și utilizează fondurile.
Comisia Europeană	Monitorizează fluxul financiar prin SFC 2021.
DLAF / OLAF	Control antifraudă — verifică nereguli, inclusiv la achiziții.

Roluri de utilizator în contul MySMIS

Un utilizator poate avea pe proiecte diferite rolurile: Inițiator, Editor, Validator.

Creează proiectul și stabilește elementele de identificare. Atenție: titlul proiectului se introduce aici și NU mai poate fi modificat ulterior.

Completează secțiunile CF, bugetul, activitățile, indicatorii. Nu poate valida final.

Semnează electronic și apasă butonul de validare finală — operațiune IREVERSIBILĂ.

1.3 Cerințe tehnice minime

Pregătirea stației de lucru

▾

De ce contează

Nerespectarea cerințelor tehnice minime generează cele mai frecvente frustrări ale utilizatorilor: sesiuni pierdute, documente nesalvate, erori la semnătura electronică.

Browser modern actualizat: Chrome / Firefox / Edge Evitați Internet Explorer și versiunile vechi.
Conexiune internet stabilă — minim 10 Mbps upload Evitați vârfurile de trafic înainte de deadline.
Certificat de semnătură electronică calificată (DigiSign / CertSign / Trans Sped), valabil minim 6 luni
Software semnătură paperLESS vTOKEN (sau echivalent) — actualizat la ultima versiune
Adobe Acrobat Reader pentru verificarea PDF-urilor generate de sistem
Pop-up-urile pentru mysmis2021.gov.ro sunt ACTIVATE în browser
Scanner fizic sau aplicație de scanare mobilă pentru documentele pe hârtie

Bună practică

Înainte de a completa în MySMIS, pregătiți un „dosar de proiect” offline: notă conceptuală, studiu de fezabilitate, analiza nevoilor, plan Gantt preliminar, buget estimativ, lista anexelor. Vă va scuti ore întregi de reluări.

Modulul 2 — Cererea de Finanțare pas cu pas

2.1 Fluxul complet de depunere

De la cont la validarea finală

▾

Creare cont utilizator pe portalul MySMIS 2021+. Un cont pe persoană, mai multe entități, roluri multiple per proiect.
Înscriere entitate juridică (instituția) — se asociază CIF/CUI, reprezentant legal, conturi bancare.
Identificarea apelului — din meniul „Proiecte” → „Adaugă proiect nou” alegeți programul, axa prioritară, apelul. Sistemul alocă automat Cod SMIS2021/[XXXX].
Introducere titlu proiect — max. 100 caractere, scurt, descriptiv, stabil. Atenție: ireversibil.
Completare secțiuni CF: Descriere · Activități · Indicatori · Buget · Echipă · Grup țintă · Principii orizontale · Achiziții planificate.
Atașare anexe — PDF indexate, min. 150 DPI, cu numere de pagină.
Verificare finală — rulare validări in-line, corectare avertismente.
Blocare cerere → generare PDF → semnare electronică → validare. Proces IREVERSIBIL.

⚠ Operațiune ireversibilă

Odată ce apăsați butonul de validare finală, cererea nu mai poate fi modificată. Verificați de minimum două ori: coerența între secțiuni, corelarea activități ↔ buget ↔ indicatori, valabilitatea certificatului de semnătură electronică.

2.2 Reguli de aur pentru titlul proiectului

Alegere ireversibilă — maximă atenție

▾

Titlul este definitiv

Evitați în titlu orice element care poate suferi modificări: denumiri de instituții (pot fi reorganizate), perioade de implementare, sume exacte.

Titlul are maxim 100 de caractere
Este descriptiv — se înțelege obiectul proiectului fără explicații suplimentare
Nu conține nume de instituții, ani, sume sau alte elemente volatile
A fost validat intern cu conducerea și echipa juridică

2.3 Structura CF — ce conține fiecare secțiune

Ghid pentru conținutul cererii

▾

Secțiune	Conținut esențial	Capcană tipică
Descriere proiect	Narativă cu nevoi, soluție, contribuție la obiective, sustenabilitate.	Jargon obscur, lipsă de date concrete.
Activități	Detaliate dar flexibile, corelate cu bugetul și Gantt-ul.	Activități fără linie bugetară.
Indicatori	SMART — ținte realiste, metodologie clară de măsurare.	Indicatori vagi („îmbunătățire servicii”).
Buget	Fiecare linie justificată (cantitate × preț unitar), corelată cu activitățile.	Rubrică „miscellaneous” supradimensionată.
Grup țintă	Dezagregat pe gen, categorie, regiune.	Numere diferite între secțiuni.
Principii orizontale	DNSH, egalitate de șanse, WCAG 2.1 AA, eficiență energetică.	Bifă formală fără măsuri concrete.

2.4 Aspecte specifice proiectelor IT

Cerințe pentru cererile IT&C

▾

Analiză tehnică a nevoilor (studiu de fezabilitate sau notă de fundamentare tehnică)
Interoperabilitate documentată cu SNEP, Ghișeul.ro, PNRAS și sistemele existente ale instituției
Conformitate GDPR și NIS2 — măsuri tehnice și organizaționale prevăzute în proiect
WCAG 2.1 nivel AA menționat explicit în secțiunile tehnice și de achiziții
Durata de viață a sistemului justificată — minimum 5 ani post-implementare
Plan de sustenabilitate: mentenanță, actualizări, contracte de suport, buget operațional anual

Specificații IT minime — de inclus în caietul de sarcini

TBD — verificare necesară

Specificațiile minime de RAM / CPU / storage nu sunt explicit prescrise în suportul de curs MAI. Valorile de mai jos sunt indicative și trebuie aliniate la Ghidul Solicitantului al apelului respectiv.

Categorie	Cerință orientativă	Notă
Stație de lucru funcționar public	CPU 4 nuclee, RAM ≥ 16 GB, SSD ≥ 256 GB	Energy Star obligatoriu (DNSH)
Server aplicație	CPU ≥ 8 nuclee, RAM ≥ 32 GB, storage redundant	Virtualizare obligatorie
Laptop	CPU 4 nuclee, RAM ≥ 16 GB, SSD ≥ 512 GB	Battery life ≥ 8h

Modulul 3 — Implementare: Cererea de Rambursare și Raportul de Progres

3.1 Cererea de Rambursare (CR) — flux

Menu „Implementare” → „Cereri Financiare”

▾

Inițiere CR — din „Implementare” → „Cereri Financiare” → „Adaugă cerere de rambursare”. Completați: tip (intermediară/finală), perioadă, valoare.
Introducere documente justificative — fiecare factură, stat de plată, chitanță se introduce individual (tip, nr., dată, CUI furnizor, sumă).
Triada de asociere obligatorie: document ↔ linie bugetară ↔ activitate ↔ dovadă plată (OP sau extras de cont).
Calcul automat: Suma cerută = Suma eligibilă × Rată de finanțare UE. Verificați manual.
Listă de control intern: completitudine, corectitudine sume, coerență cu RP, eligibilitate.
Blocare → PDF → semnătură electronică → transmitere către AM. Sistemul alocă număr de înregistrare.
Monitorizare status în „Cereri Financiare”: Depusă → În verificare → Suspendare (clarificări) / Aprobată / Respinsă.

Corelarea perioadelor CR ↔ RP

Perioada de raportare a CR trebuie să coincidă sau să fie inclusă în perioada Raportului de Progres aferent. Discrepanțele generează erori de validare.

Termen de răspuns la clarificări AM

Solicitările de clarificare au termen 10–15 zile lucrătoare (specificat în solicitare). Depășirea termenului poate duce la respingerea cererii. Răspunsurile se transmit exclusiv prin MySMIS 2021+.

3.2 Verificarea eligibilității — cele 4 reguli

Cadru de control pentru fiecare document

▾

Regula 1

TEMPORAL

Cheltuiala între data semnării contractului și încheierii proiectului.

Regula 2

LEGAL

Conform legislației naționale și UE relevante.

Regula 3

DOCUMENTAL

Cu facturi, contracte, procese-verbale.

Regula 4

COMPATIBILITATE

Cu obiecte / servicii eligibile din buget.

Procedură pas cu pas — verificare eligibilitate

Listează toate documentele justificative.
Verifică pentru fiecare: Data · Valoare · Cheltuitor · Contract · Procedură · Output · Buget.
Investighează documentele problematice — neeligibile total sau parțial?
Compilează tabelul final cu status.
Calculează: Suma eligibilă în CR = Eligibilă + Eligibilă parțial.

3.3 Top 10 motive de respingere CR

Date din rapoarte AM

▾

#	Motiv	Ponderea
1	Procedură nerespectată (flux achiziții / validări)	18%
2	Cheltuială efectuată anterior contractului	15%
3	Fără documentație completă	12%
4	TVA declarat ca eligibil când este recuperabil	10%
5	Furnizor neeligibil (conflict, exclus, DUAE)	8%
6	Preț evident supraevaluat	7%
7	Dublarea caracteristicilor (aceeași cheltuială în 2 surse)	6%
8	Neimplementare efectivă	6%
9	Rate de schimb incorecte	4%
10	Costuri financiare (dobânzi, comisioane bancare)	3%

Sursă: MAI_SUPORT DE CURS_IT&C__FINAL.docx, secțiunea 5.6, § 769–779.

3.4 Raportul de Progres (RP) — 9 secțiuni

Structura obligatorie

▾

Informații generale — Cod SMIS, titlu, AM, perioadă, tip (lunar/trimestrial/final).
Progresul activităților — activitate cu activitate, stadiu, realizări.
Realizarea indicatorilor — valoare referință, cumulat la zi, țintă, % realizare.
Grupul țintă — număr și caracteristici dezagregate pe gen, categorie, regiune.
Resursele umane — experți, ore prestate, pontaje, corespondența cu orele planificate.
Achizițiile publice — proceduri finalizate / în curs / planificate.
Riscuri și probleme — identificate, probabilitate, impact, măsuri de diminuare.
Principii orizontale — acțiuni concrete EO, DD, accesibilitate (nu bifă formală!).
Informare și publicitate — materiale, evenimente, apariții, actualizări site.

Dovezi specifice pentru indicatori

Persoane formate → liste de prezență + certificate/diplome
Sisteme IT implementate → PV de punere în funcțiune, rapoarte teste
Publicații / materiale → linkuri, PDF-uri arhivate, ISBN/ISSN

3.5 Managementul fluxului de numerar

Plata înainte de rambursare

▾

Instituția plătește cheltuielile din buget propriu și apoi solicită rambursare cu întârziere. Calculul necesarului de lichiditate:

Formulă

Necesar = Cheltuieli lunare × Luni de întârziere + Marjă siguranță (10–20%)

Exemplu: 50.000 EUR/lună, întârziere 60 zile până la rambursare → 50.000 × 2 = 100.000 EUR + 20% = 120.000 EUR lichiditate necesară.

Modulul 4 — Dosarul de Achiziții și pragurile valorice

4.1 Cadrul legal

Legea 98/2016 și HG 395/2016

▾

Achizițiile din proiectele finanțate european respectă dublu cadru legal:

Național: Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice; HG nr. 395/2016 (Norme metodologice).
UE: Directiva 2014/24/UE; regulile specifice ale programului operațional (Ghidul Solicitantului).

⚠ Riscul major: corecții financiare

Achizițiile reprezintă cel mai mare risc de neconformitate în proiectele IT finanțate european. Corecțiile aplicate pot varia de la 5% la 100% din valoarea contractului afectat (nereguli identificate de AM, DLAF, OLAF).

4.2 Praguri valorice — produse și servicii

Valori în lei, fără TVA

▾

Sursă autoritativă

Valorile de mai jos sunt preluate integral din TABEL PRAGURI ACHIZITII PUBLICE.docx, aliniat la Legea 98/2016 actualizată la 04.02.2026.

Procedură	Produse / Servicii	Lucrări
Achiziție directă	< 270.120 lei fără TVA	< 900.400 lei fără TVA
Licitație deschisă AC centrale	> 698.460 lei fără TVA	> 26.960.556 lei fără TVA
Licitație deschisă AC regionale / locale	> 1.077.624 lei fără TVA	> 26.960.556 lei fără TVA
Procedură proprie Servicii sociale (Anexa 2)	> 3.741.750 lei fără TVA

Interval intermediar

Pentru produse/servicii între pragul de achiziție directă și pragul de licitație deschisă se aplică procedura simplificată. Argumentarea alegerii procedurii se documentează în Nota justificativă pentru selecția procedurii (inclusă în dosarul de inițiere).

4.4 SLA pentru servicii IT

Niveluri de servicii garantate

▾

Un SLA (Service Level Agreement) bun specifică niveluri de performanță măsurabile:

Indicator	Valoare tipică
Availability	99% / 99,5% / 99,9%
Response Time (aplicație)	< 200 ms
Incident Response Time (critic)	15 minute
Resolution Time (critic)	4 ore

4.5 Principii orizontale — checklist de conformitate

Obligatorii pentru toate proiectele UE

▾

Principiile orizontale (art. 9 Reg. UE 2021/1060) sunt constitutive, nu opționale. Un proiect care le ignoră este considerat neconform.

Parteneriat și guvernanță pe mai multe niveluri
Egalitate de șanse și nediscriminare Directivele 2000/43/CE, 2000/78/CE, Legea 448/2006
Egalitate de gen și integrarea perspectivei de gen Directiva 2006/54/CE, Legea 202/2002
Dezvoltare durabilă Agenda 2030 ONU, European Green Deal
DNSH — Do No Significant Harm 6 obiective de mediu, Taxonomia UE 2020/852
Accesibilitate digitală WCAG 2.1 Level AA Directiva (UE) 2016/2102 — minim obligatoriu

Cele 4 principii WCAG 2.1

PERCEPTIBIL · OPERABIL · INTELIGIBIL · ROBUST. Pentru proiectele europene, Level AA este minimul obligatoriu.

Măsuri concrete de durabilitate pentru IT

Specificații verzi în caietele de sarcini (Energy Star)
Cloud first cu furnizori verzi (energie regenerabilă certificată)
Virtualizare și consolidare servere
Plan WEEE pentru deșeuri electronice (Directiva 2012/19/UE)
Recondiționare echipamente după 5 ani (donare ONG-uri, școli)
Monitorizare consum energetic infrastructură IT

Raport de verificare (fact-check)

Documente consultate din folderul de lucru:

TABEL PRAGURI ACHIZITII PUBLICE.docx — pragurile valorice (achiziție directă, licitație, procedură proprie)
MAI_SUPORT DE CURS_IT&C__FINAL.docx — actori MySMIS, fluxul CF/CR/RP, structura dosarului de achiziții, top 10 motive respingere, SLA IT, principii orizontale
LEGE nr. 98 din 19 mai 2016 actualizata 04.02.2026.pdf — cadrul legal național pentru achiziții (referințe)
13 IUNIE 2024 HOTARARE-nr.-395-2016-1.pdf — norme metodologice (referințe)

Valori sursate — maparea per document:

Praguri achiziții (270.120 / 698.460 / 1.077.624 / 900.400 / 26.960.556 / 3.741.750 lei) → TABEL PRAGURI ACHIZITII PUBLICE.docx
Pași MySMIS CF, CR, RP, Dosar Achiziții → MAI_SUPORT DE CURS_IT&C__FINAL.docx, Modulele 4–7
Specificații tehnice minime (browser, 10 Mbps, token 6 luni) → MAI_SUPORT DE CURS_IT&C__FINAL.docx, §§ 674–680
Top 10 motive respingere CR → MAI_SUPORT DE CURS_IT&C__FINAL.docx, §§ 770–779
Termen clarificări AM (10–15 zile lucrătoare) → MAI_SUPORT DE CURS_IT&C__FINAL.docx, § 755
Valori SLA (99,9% / 200 ms / 15 min / 4h) → MAI_SUPORT DE CURS_IT&C__FINAL.docx, § 859
Lista principiilor orizontale + WCAG 2.1 AA → MAI_SUPORT DE CURS_IT&C__FINAL.docx, §§ 894, 951–957